داده ها و اطلاعات دارایی ها در نرم افزار مدیریت دارایی
فهرست مطالب
یکی از سوالاتی که همواره در مورد ثبت دارایی ها مطرح است این است که چه اطلاعاتی از آنها را با چه جزئیاتی ثبت کنیم؟ پاسخ به این سوال هم به میزان بلوغ سازمان در پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی ها بستگی دارد و هم بستر سازمان و ویژگی های صنعت مورد فعالیت.
در انواع مدل های ارزیابی بلوغ سازمان در مدیریت دارایی ها همواره به بخش ثبت اطلاعات دارایی ها به عنوان یکی از ارکان پرداخته می شود و متناسب با وضعیت مورد مشاهده، امتیازدهی صورت می گیرد. از طرف دیگر هم بلوغ سازمان در مدیریت دارایی ها تعیین می‌کند که تا چه حد در جزئیات اطلاعات دارایی ها ریز شوند، آنها را تا چه مرحله ای تفکیک کند و اصلا کدام دارایی ها را تحت سیستم مدیریت دارایی ها ببرند. سازمان های متعالی تر و بلوغ یافته تر علاوه بر دارایی های عملیاتی، دارایی های غیر عملیاتی نظیر تجهیزات اداری و دفتری را هم در دامنه کاری خود قرار می‌دهند. اما این تازه آغاز ماجراست. تصمیم گیری در مورد سطح جزئیات تصمیمی راهبردی، هزینه بر و کلیدی است. حقیقت آن است که تا سطحی از جزئیات باید برداشت و ثبت شود که هم هزینه تهیه آن توجیه پذیر باشد و هم از آن اطلاعات بتوان در تصمیم گیری ها استفاده نمود. جمع آوری هر نوع اطلاعاتی هزینه بر و زمان بر است. بنابر این نباید با هدف اجرای کار بدون نقص، انواع فیلدهای مهم و غیر مهم را کنار هم قرار دارد و سازمان را مجبور کرد تا در جهت تکمیل آنها قدم بردارد. چرا که این کار علاوه بر مقاومت پرسنل بخاطر فشار کاری زیاد، آورده ای نیز برای سازمان ندارد. به عنوان مثال در یک ساختمان ثبت متراژ اتاق ها ضروری ولی ثبت رنگ دیوارها از اولویت خارج است.
اما فیلدهای اطلاعاتی مهمی هستند که فارق از نوع دارایی ها و صنعت مورد فعالیت می بایست حتما تعریف شده و به مرور زمان تکمیل گردند. در ادامه به برخی از آنها اشاره می کنیم.
شناسنامه تجهیزات و دارایی ها شامل چه فیلدهایی است؟
فیلدهای عمومی
منظور از فیلدهای عمومی، فیلدهایی از تجهیزات و زیرساخت ها است که جنبه فنی ندارند و منحصر به دارایی خاصی نیستند. این فیلدها عمدتا شامل مواردی می شود که دارایی با آنها در سازمان شناخته می شود و یا در سیستم های اطلاعاتی آنگونه تعریف شده است. فیلدهایی مانند نام دارایی، توضیحات و شرح دارایی. این اطلاعات بیشتر از جنس توصیفی اند.
از دیگر فیلدهای عمومی می توان به تاریخ آخرین بازنگری اشاره کرد که در صورت تغییر اطلاعات دارایی می بایست بطور اتوماتیک به روز رسانی شود.
فیلدهای فنی
دارایی ها از هر صنعتی که باشند دارای ویژگی های فنی هستند که اولا آنها را معرفی می کند و ثانیا آنها را از یکدیگر متمایز می نماید. این ویژگی ها می بایست بطور کامل شناسایی شده و سپس بر حسب استراتژی سازمان به مرور پر شوند. سوالی که عموما در این مرحله مطرح می شود آن است که آیا ضروری است تمامی فیلدهای اطلاعاتی فنی از روز اول بطور کامل شناسایی شوند؟ جواب کوتاه به این سوال خیر است. اما اگر بتوان با یک کار مطالعاتی فیلدهای مهم را از همان ابتدا شناسایی نموده تا در مراحل بعدی استفاده شوند بهتر است. اما نباید این موضوع باعث شود که اصل کار به تعویق بیفتد(کمال گرایی منفی، ممنوع). ویژگی های فنی مهم عموما به ظرفیت، نوع، تیپ و جنس، برند، کلاس و خانواده تجهیز اشاره دارد. فیلدهایی مثل سال ساخت و عمر طراحی، عمر فیزیکی، عمر خدمتی و عمر اقتصادی نیز در همین دسته قرار می گیرند که بسیار ضروری اند.
کدهای شناسایی
بدون شک یکی از پر چالش ترین و بحث برانگیرترین موضوعات در حوزه ثبت اطلاعات دارایی ها، مربوط به کد شناسایی آنهاست. کارشناسان نظرات متفاوتی درباره کدینگ تجهیرات دارند که هر یک دارای مزایا و معایبی است. البته همگان بر منحصر به فرد بودن و تکراری نبودن کدها اتفاق نظر دارند. بعضی کدهای بومی و داخلی برای سازمان خود توسعه داده اند و برخی دیگر از کدهای بین المللی استفاده کرده اند(مانند MESC).
در کدگذاری دارایی ها به موارد زیر توجه کنید:
- به پیشینه سیستم های کدینگ و خاستگاه آنها توجه کنید، بعضی از سیستم ها و استانداردهای کدگذاری مربوط به بیش از صد سال پیش اند و اکنون استفاده از آنها توجیه ندارد
- برای کدینگ دارایی ها دستورالعمل های بلند و بالا نسازید. یا اصلا مطالعه نمی شوند، یا به کار گرفته نمی شوند، یا در یک بازه زمانی کوتاه به فراموشی سپرده می شوند
- برای کدگذری کل چرخه عمر را ببینید و فقط به دوره نگهداری و تعمیرات نپردازید. این شعار مدیریت دارایی هاست، مدیریت چرخه عمر
- در مورد سیستم های کدگذاری نوین که عمدتا در صنعت فناوری اطلاعات توسعه یافته بیشتر تحقیق کنید. گاها بسیار راهگشا هستند(مانند UUID)
- کدگذاری قطعات یدکی و انبار( SKU) با کدگذاری دارایی های منصوبه متفاوت است، سعی نکنید لزوما آنها را یکی کنید
- کدهای تجهیرات را بر روی آنها نصب نمایید
- از متریال های ارزان قیمت برای چاپ و نصب لیبل تجهیزات استفاده کنید تا در صورت آسیب و یا گم شدن، براحتی جایگزین شوند
- تولید و چاپ بارکد (مانند QR) را همزمان با نصب کد جدی بگیرید حتی اگر امروز از آنها استفاده نمی کنید
- ساختار کدگذاری را انتخاب کنید که در هیچ تغییر و تحولی مجبور به تغییر کد نشوید(عدم وابستگی به مکان، سیستم و …)
- برای تولید کدها سراغ خرید نرم افزار نروید، نیازی به این کار نیست
- فراموش نکنید که قبل از شما افراد بسیاری برای کدگذاری تلاش کرده اند و بسیاری از آنها شکست خورده است. از تجربه ها درس بگیرید
- کدینگ مکان ها و تجهیزات می تواند و باید متفاوت باشد
- با پیشرفت کامپیوترها و گوشی های هوشمند، نیازی به کدینگ های پیچیده نیست. کدینگ هر چه ساده تر، بهتر
- هر تجهیز ممکن است چند کد داشته باشد که در سیستم های مختلف تعریف شده است. این اصلا عیب نیست. مثلا کد دارایی از نظر تولید کننده با کد شما ممکن است متفاوت باشد
اطلاعات مکانی
دارایی ها در محل های مختلف قرار گرفته اند و طبیعتا یکی از ویژگی های آنها محل استقرار آنهاست. با این ویژگی ها می توانید بسیاری از گزارش های مبتنی بر مکان را بسازید. به عنوان مثال فیلدهایی مثل شهر، مجتمع، سایت،منطقه، ساختمان، طبقه، اتاق، واحد، فضای باز و محوطه، پارکینگ، سوله و … از انواع اطلاعات مکانی هستند.
البته اطلاعات مکانی به این فیلدها محدود نمی شود. امروزه با توسعه سیستم های اطلاعاتی جغرافیایی (GIS) زمینه برای ورود اطلاعات مکانی به فرم های حرفه ای تر و کاربردی تر فراهم شده است. اطلاعاتی نظیر طول و عرض جغرافیایی دارایی، محدوده دارایی روی نقشه و نمایش دارایی های خطی مانند راه آهن، خط لوله و غیره بر روی نقشه ها. البته این تازه آغاز ماجراست. انواع تحلیل های فنی و مدیریتی متعاقب این نوع اطلاعات مکانی بدست می آید.
از طرف دیگر هم توسعه سیستم های مدل سازی اطلاعات ساخت (BIM) بر توانایی های اطلاعات مکانی افزوده است.
اطلاعات مالی و اقتصادی
- ارزش بازاری
- ارزش دفتری
- ارزش جایگزینی
- مجموع هزینه های انجام شده و در انتظار انجام بر روی دارایی(Backlogs)
ریسک های مرتبط با دارایی
ریسک ها می بایست شناسایی شوند و سپس بر اساس احتمال وقوع و میزان خسارت احتمالی دسته بندی و اولویت بندی گردند. سپس برنامه مناسب جهت برخورد با آن ریسک می بایست تهیه گردد. ریسک ها انواع مختلفی دارد که برخی از آنها عبارت اند از:
ریسک فیزیکی مانند خرابی دستگاه، ریسک عملیاتی مانند خطای کاربر، ریسک فنی مانند نگهداری نامناسب، ریسک محیطی مانند زلزله، ریسک قانونی مانند عدم صدور یک مجوز، ریسک سازمانی مانند بی انگیزگی، ریسک اجتماعی مانند تغییر در انتظارات، ریسک خارجی مانند قطعی برق و ریسک مالی مانند عدم تخصیص بودجه.
اطلاعات نگهداری و تعمیراتی
- شرایط یا وضعیت تجهیز (Asset Condition)
- شاخص سلامت تجهیز (Asset Health Index)
- شاخص بحرانی بودن یا اهمیت یا حساسیت دارایی(Asset Criticality Index)
- روتین های نگهداشت مرتبط
فیلدهای داینامیک و استاتیک
ذکر این نکته ضروری است که فیلدهای اطلاعاتی می توانند پویا یا ثابت باشند. فیلدهای پویا ممکن است با مرور زمان تغییر کنند و فیلدهای ثابت دستخوش تغییر نمی شوند. فیلد محل نصب می تواند در یک سازمان فیلد داینامیک باشد و در سازمانی دیگر فیلد ثابت. مقادیر این فیلدها نیز ممکن است یا به صورت دستی پر شوند و یا بطور اتوماتیک و به وسیله سیستم های مبتنی بر اینترنت اشیا صنعتی. گاهی هم فیلدها بطور اتوماتیک محاسبه می شوند و تغییر می یابند مانند شاخص میانگین زمان بین دو خرابی