استقرار سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی، چگونه و از کجا شروع کنیم؟
برای استقرار سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی، لازم نیست تا حتما از یک نسخه تجویزی یا الگوی از پیش تعیین شده استفاده کنیم. اما می توانیم با نگاه به مدل های مطرح در دنیا از روش کار آنها ایده بگیریم. به عنوان مثال بررسی تجربیات گذشته در سازمان خود و دیگر شرکت ها می تواند برای ما هدایتگر باشد.
پس از آن می بایست علاقه مندان و یا صاحبنظران در این حوزه را در شرکت یا سازمان خود پیدا کرده و از آنها با عنوان قهرمانان مدیریت دارایی ها یاد کنیم. این افراد در آینده وظایف مهمی را بر عهده خواهند داشت. بطور همزمان نیز می توانیم مشاوران، مجریان و پیمانکاران صنعت مدیریت دارایی ها را در داخل و خارج از کشور شناسایی کنیم. هدف اولیه یافتن توانمندی ها، امکانات، تجارب و دستاوردهای آنها است. پس از آن نیز می توانیم در ادامه مسیر از مشورت آنها استفاده کنیم.
پس از آن نوبت به بستر سازی و ایجاد شرایط مناسب در سازمان برای گام برداشتن در مسیر مدیریت دارایی ها می رسد. آموزش و و تولید محتوا در این مرحله از اهمیت بسزایی برخوردار است. در کنار افزایش آگاهی نسبت به مدیریت دارایی ها که ثمره اصلی آموزش است، یک استعداد یابی پیرامون این موضوع نیز انجام می شود. افرادی که در آموزش ها خوش می درخشند، پتانسیل تبدیل به قهرمانان مدیریت دارایی ها را دارند. اینجاست که می توان این افراد را دور هم جمع کرد و هسته اولین کمیته های راهبری و کارشناسی را بنیان گذاری نمود.
سعی کنید در همین مرحله، مدیر یا مدیران ارشد مجموعه را با خود همراه کنید تا در ادامه مسیر پشتیبان شما باشند.
حالا که از طرفی استعدادها شناسایی شده اند و پرسنل آموزش های مقدماتی را دیده اند و از طرف دیگر گروه ها و کمیته های تخصصی شکل گرفته اند، می توان شکاف بین جایگاه فعلی سازمان در جنبه های مختلف مدیریت دارایی های فیزیکی و جایگاه مطلوب را از طریق انجام ارزیابی بلوغ و تهیه نقشه راه، پر نمود. این ارزیابی می تواند در قدم اول توسط خود پرسنل سازمان و در مراحل بعدی توسط مشاوران بیرونی انجام شود. دقت نمایید که مدل انتخابی برای ارزیابی بسته به نوع سازمان و ماموریت آن، محصول یا خدمت ارائه شده توسط آن و همچنین سطح عملکردی آن سازمان متفاوت است. به عنوان نمونه شرکت های تولید، انتقال و توزیع انرژی می توانند از مدل متفاوتی نسبت به شرکت های بالادستی و ستادی خود که عمدتا کار حکمرانی را انجام می دهند، استفاده نمایند.
شاید نگارش اولین نسخه از برنامه استراتژیک مدیریت دارایی ها کمی سخت به نظر برسد. باید توجه داشت که در سال های نخست ممکن است این برنامه بارها مورد ویرایش و بروز رسانی قرار گیرد که کاملا مرسوم است و هیچ ایرادی ندارد. محتوای برنامه استراتژیک برای صنایع مختلف کمی متفاوت است اما فهرست مطالب و قالب مورد استفاده تقریبا از الگوهای مشابه پیروی می کند. فلذا پیشنهاد می شود که در ابتدا مستندات شرکت های مشابه که در اینترنت نیز موجود است مطالعه گردند. بدین ترتیب شاکله اصلی در ذهن پدیدار خواهد شد.
پس از تدوین اولین نسخه، مراقبت دائمی شامل اجرا و بروز رسانی می بایست مد نظر قرار گیرد.
تشکیل ساختار سازمانی، با شرح وظایف مشخص و اختیارات از پیش تعیین شده، قطعا در پیشبرد اهداف مدیریت دارایی ها موثر است اما باید مراقبت کرد تا ایجاد ساختار موجب کنار کشیدن دیگر واحدها و مدیریت ها از موضوع مدیریت دارایی ها نگردد. از آنجا که مدیریت دارایی ها یک امر بین واحدی است و کل چرخه عمر دارایی ها را از زمان برنامه ریزی تا پایان عمر دارایی در بر می گیرد، طبیعتا واحدهای مختلف سازمانی با آن سر و کار خواهند داشت و تعریف واحد مستقل نباید فاصله گیری آنها را به دنبال داشته باشد، همانطور که اهداف مدیریت دارایی ها نباید جدای از اهداف سازمان یا شرکت باشند، زیرا در این صورت واحد مربوطه به یک جزیره مستقل در سازمان تبدیل خواهد شد. یک نکته دیگر عدم لزوم ایجاد یک ساختار مشابه در همه شرکت هاست بدین معنی که می توان بر اساس میزان بلوغ هر شرکت زیرمجموعه، سطحی از ساختار سازمانی را تشکیل داد و متناسب با افزایش بلوغ آن شرکت، ساختار را نیز ارتقا بخشید.
هم اکنون نوبت به آن رسیده که گام های استقرار مدیریت دارایی ها را یک به یک بردارید. بر اساس نوع سازمان و ماهیت آن از جمله محصول محور بودن و یا خدمات محوری، مدل های متنوع مدیریت دارایی ها قابل استفاده اند.
چاچوب مناسبی را انتخاب کنید و متناسب با آن پیش بروید. قطعا در میانه راه با چالش ها و فرصت های گوناگونی روبرو خواهید شد که کاملا طبیعی است. در این مسیر شکست معنا ندارد، هر آنچه هست فرصت برای بهبود است.
